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Faciliter le travail collaboratif en repensant l’espace

Faciliter le travail collaboratif en repensant l’espace

L’agencement d’un espace, son design, un luxe ou un facteur non négligeable d’efficacité ? Au-delà du bien-être des salariés, c’est l’amélioration du travail collaboratif et l’adaptation des bureaux à de nouveaux comportements qui sont en jeu.

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En 2011, un couloir, l’accueil d’un bâtiment deviennent des salles de réunions improvisées. Endroits improbables pour travailler et pourtant… « Cela peut être très important de se parler cinq minutes de façon informelle, et de trouver ces cinq minutes parce qu’on s’est croisés dans un hall. Nous avons besoin de rapport social, à une époque où l’on peut travailler depuis chez soi, c’est pour lui que nous venons en entreprise », observe Catherine Gall, directrice Recherche et Prospective Europe chez Steelcase et coauteur avec la sociologue Beatriz Arantes d’Office Code, un ouvrage qui décrypte la diversité des modes et des lieux de travail en Europe. C’est la raison pour laquelle il est fréquent que les bureaux soient inoccupés, les gens — nomades au sein de leur entreprise — éprouvent en effet le besoin de quitter le leur et de se regrouper pour travailler. Pas forcément dans la grande et solennelle salle de réunion, qui de toute façon doit être réservée à l’avance ce qui est incompatible avec l’improvisation. Et puis, on ne peut pas travailler efficacement en trop grand nombre — quinze personnes réunies, c’est beaucoup, le bon format est de quatre à huit personnes — d’où le constat que bien des locaux sont inadaptés. On voit donc arriver depuis une dizaine d’années la fin des réunions traditionnelles, celles où tout le monde finit par être d’accord sur le fait que : on a perdu du temps, des choses se sont passées qui n’ont rien à voir avec le contenu de la réunion (représentation des enjeux sociaux, exposition d’egos, revendications identitaires, reflets d’une culture française marquée par le sens de la hiérarchie et de l’honneur). Aujourd’hui, exit la réunionite, place à la session de travail productive.

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Favoriser l’attitude collaborative

Le travail collaboratif est une attitude qui se développe d’autant mieux qu’on dispose d’outils et de lieux adaptés. Une attitude, c’est à la fois un état d’esprit et une posture physique. Aussi est-il important de prendre en compte tout le registre comportemental des participants à une réunion pour repenser l’espace. « À une époque où l’on est de moins en moins dans l’exécution des tâches et de plus en plus dans la créativité, l’innovation, on demande aux salariés d’être plus acteurs, plus impliqués, il faut donc stimuler la dynamique et encourager le changement de posture ; en libérant le corps, on libère l’esprit, les idées », explique Catherine Gall. Pour repenser l’espace de travail, il faut aussi travailler sur plusieurs types d’interactions. Dans une situation comme le mentoring ou l’entretien annuel, il s’agit de se parler les yeux dans les yeux et donc à une distance qui le permet ; dans d’autres situations, comme le brainstorming, il s’agit de montrer des documents, d’utiliser ou de créer de l’information, chacun doit pouvoir utiliser ses outils de travail et se sentir d’égal à égal puisqu’il s’agit de partage d’information. Le design, qui place l’Homme et ses besoins au centre de sa réflexion, va donc contribuer à ce que tout dans les lieux (ouverts ou fermés) participe à l’échange : la taille d’un écran, l’éclairage, les formes arrondies plus conviviales que les angles, les proportions qui favorisent le regard direct et tiennent compte de la portée de la voix, la hauteur des sièges pour qu’une personne qui souhaite se lever ne crée pas de rupture en se trouvant brusquement en position supérieure vis-à-vis des autres participants, etc.. Le but est de faciliter le déroulement des sessions de travail de groupe et de faire en sorte qu’elles soient rapides et efficaces.

Les entreprises sont-elles attentives à ces éléments ou bien les considèrent-elles comme accessoires ?     « Elles sont conscientes que travailler en groupe est un problème car les anciens agencements des bureaux et l’offre immobilière actuelle ne facilitent pas certaines formes de travail. Néanmoins, le décalage est grand entre la compréhension des entreprises de l’importance de travailler ensemble dans de bonnes conditions et la culture française, très marquée par les codes hiérarchiques et politiques », conclut Catherine Gall.

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Sophie Girardeau

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©CRÉDITS PHOTOS : STEELCASE

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